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20 mar 2014

Claves para el buen funcionamiento de un sistema BPM

bpm

BPM, acrónimo de Business Performance Management, es un término muy usado dentro del mundo de la gestión empresarial y del sector del Business Intelligence. Trata de controlar el funcionamiento del negocio mediante varios productos diferentes entre los que se encuentran el reporting, presupuesto, modelización, análisis, scorecards, planning, dashboards, etc., buscando la funcionalidad máxima tratando de integrar todas estas herramientas de forma coherente.

Es importante definir e integrar los procesos de negocio con una herramienta BPM. ¿Cuáles son las claves de éxito para la implementación de un sistema BPM?

  • Poder hacer análisis predictivo, intentando ser proactivo en la toma de decisiones, detectar cualquier clase de problema, lanzar nuevos productos, hacer forecasts, etc.
  • Hay que establecer diferentes procedimientos de control mediante la implementación de reglas de negocio con sistemas de monitorización en un sistema separado y controlable diferente al CRM y ERP
  • Tenemos que ir obteniendo información de calidad para nuestro negocio, pero no día a día como si se tratase de un CRM o ERP. Debe hacerse mediante un acceso rápido, con información exacta, actualizada y donde tengamos la posibilidad de establecer alertas.
  • Cumplimiento de todas las normas vigentes, adecuando los sistemas a las normativas legales, financieras y contables que estén vigentes en cada país en todo momento.
  • Tiene que ser un sistema ágil que pueda detectar rápidamente los problemas y posibles errores, pudiendo tener la oportunidad de implementar mejoras y updates en poco tiempo.
  • Uno de los elementos claves debe ser la unificación e integración, contando con un entorno homogéneo, siempre con datos reales, de presupuesto y forecasts combinados, con un único sistema de cálculo y un repositorio común.
  • Debido a quienes serán los usuarios potenciales, hay que buscar un sistema que tenga cierta facilidad de uso, tanto en entrada de datos, análisis, reporting, implementación, etc.
  • Tiene que tener posibilidades de trabajar con grandes volúmenes de trabajo, permitir controlar los procesos de planificación y presupuesto, establecer prioridades, etc.
  • Establecer un entorno colaborativo compartiendo documentos y también entrada de datos entre los usuarios.
  • Para la mejora del sistema BPM es necesario proporcionar autonomía en la forma de gestión y manejo a cada una de las áreas del proceso como usuarios, servicios centrales, IT, etc.

Seguramente muchos ya conozcáis estos puntos a tener en cuenta, pero a pesar de ser sencillos y de cierto sentido común si se está relacionado con el rubro, nunca está de más recordarlos porque a veces se suele fallar en las cosas más sencillas y nunca está de más hacer un repaso.

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